世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか


世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか

世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか
著者ピョートル・フェリークス・グジバチ

内容紹介
世界一速く仕事をする彼らの仕事術なぜ、仕事が終わらないのか。
そして、なぜ、その終わらない状態が続くのか。
これは、そんなあなたの悩みを根本的に解決する本です。
●世界より速く仕事をする人たちは何をしているのか
「仕事が終わらない」「仕事が思うように進まない」――。
Googleでの「速さ」を実現する方法は、実は単なる「仕事術」「効率」にだけあるのではありません。1分1秒を削るノウハウを知っても、「仕事が終わらない」状況はそう簡単には変わりません。
本書では、
・今その場で仕事を終わらせる仕組み
・無駄に悩まない仕組み
・非効率な会議やメールを、仕事を速く進める会議・メールにする方法
・疲れないための「マインド」のつくり方
など、実際に著者が行っている仕事術を紹介します。

●最大の効率化は、自分の仕事をなくすこと
AIやITに仕事がとられるという論調は多いですが、著者は、「2020年までに自分の仕事を自ら壊すことが大事」と言います。IT化、AI化されてしまうと怯えるよりも、自分から仕事をIT化することで、新しい波に乗り、そのための自分の時間をつくる。最先端の仕事の技術を紹介します。

★読書前のaffirmation!
[きっかけ・経緯] まぁ、気になるタイトルで・・・まずはそこからでしたが、読み始めるとどこかで読んだような内容で、よく見ると、先日読んだ、「0秒リーダーシップ」の著者だということが分かりました。
[目的・質問] まさ「なぜメールを使わないのか」ということが本当か・・・ということ。
[分類] 336.2:合理化.生産性.能率, 生産性(経営管理)

中で仕事をしていて印象的だったのは、世界より速く動いて成果を上げなければいけないというグーグルの強い使命感です。常に今の10倍の成果を上げよう、そのためにはどうしたらいいかと考え、それを実現しているのです。(p.4)

10倍・・・これがポイントですね。120%などだと、改善止まりですが、10倍となると、改善どころではないですからね。

日本企業は、なぜ生産性が低いのか

  1. 持ち帰って検討しすぎる
  2. 分析・検討しすぎる
  3. 打合せ・会議などコミュニケーションがコスト・ムダにしかならない
「自分の仕事を壊す」自分の仕事を自分でしなくて済むようにすることこそ、究極的な「効率化」であり、今後生き残るために必要なことです。・・・こんな時代には、「自分の仕事がなくなる」ことを恐れるのではなく、むしろ「どうしたら自分の仕事をITに置き換えられるか」「どうすればもっと自動化・省力化できるか」を考えてほしいのです。(pp.8-9)
大事なのは、時代の変化にただ流されてしまうのではなく、その変化より速いスピードで動けたら、時代に取り残される心配はなくなる、ということです。時代の変化より速く動けたら、時代を先読みして、自分が変化を起こしていけるようになるかもしれない。自分が変化に踊らされるのではなく、自分が変化をコントロールするようなイメージです。そのためには、去年の1割増、2割増を目指すのではなく、いきなり10倍の飛躍を目指すグーグルの「10X (テンエックス)」の考え方も、みなさんのヒントになるかもしれません。10倍の成長を出そうと思ったら、従来の延長線上の発想ではとても間に合わないので、仕事のあり方そのものを根本から考え直さないといけないからです。(pp.10-11)
1回で終わるところと「持ち帰る」のは、ずるずると仕事が終わらない大きな理由の一つだと思います。二度手間になることもありますし、この仕事が終わらなかったために、次の仕事に集中できなくなり、効率も悪くなってしまいます。(p.22)

これは盲点でした。逆に議論が続くくらいなら、持ち帰ってまとめてから話をした方がよいかと思っていたのですが、先にそれを準備してから、会議で一気に決めるというスタンスを常に意識していかないといけませんね。

 

仕事を速く進めたいなら、「結論を出す」ことに期限を切ることです。明日までに決めるべきなのか、来週まで余裕があるのか。それとも、とことん考え抜いた方がいい案が出そうなら、ギリギリいつまで待てるのか。お尻を決めることで、そこまでに集中して問題解決に当たるのです。(p.25)
要は、自分の範囲はここまでだからできない、というのではなく、問題解決するのに必要なリソースを集められるかどうかです。その意味では、「この問題を解決するには、これとこれが必要だから集めていきましょう」ということを相手に伝えるのも、その場での解決法のひとつです。こうして自分でできる仕事だけでなく、より大きな問題を解決していく人が、最終的に出世していくのです。(p.28)
結局、「わからないときに何をすればいいかが分かる人」が成功するのです。そんなときにできるのは次の3つです。(pp.29-30)

  1. 「わかっていること」と「わからないこと」を切り分ける
  2. 質問をする
  3. 時間を置く(戸惑ったら、休憩するetc.)
・1回で済ませる
・その場で、今この瞬間に終わらせる

こうした意識を持って、今に集中して仕事をすると、その時間に得られる結果の密度も高くなり、仕事も速くなっていきます。(p.33)

メールというのは、持ち帰り分化です。いったん持ち帰って検討してから返事をする。でも、チャットというのはリアルタイム・コミュニケーションです。その場で全部解決します。このスピード感の違いが、仕事の面で生きています。(p.49)
「今すぐやる」人たちは、その前提として、目的志向で動いています。長時間ダラダラと仕事をするということはなく、「今この瞬間」に最大のパフォーマンスを発揮するために、目の前の課題をしっかり分析して、何のためにその問題に取り組むのか、いつまでに答えを出すのか、目的とゴール(締切)を設定してから全力で取り組んでいます。(pp.62-63)
●ミーティング前の準備リスト(p.63)
□ 何のために集まるのか
□ 何を決めるのか
□ どんなアウトプットをしなければならないのか
□ そこから何を持ち帰るか
事前に目的をはっきりさせるためには、先読みする必要があります。先読みするのは、その場を自分でコントロールするためです。様々な状況を想定して、「こう来たらこう返す」というシミュレーションができているから、周囲に流されずに、主体的に動くことができるのです。・・・「今するやる」人は、先読みして、あらゆることに対して準備ができているからこそ、今すぐに取り掛かることができるのです。ただ与えられた仕事を順番にこなしているわけではなりません。(pp.64-65)
第1章 まとめ(p.70)

  • 「1回」で終わらせることを考える
  • その場で決められるところまでは決め、少しでも次に進む
  • メールではなく全員で1回で仕上げられる方法を探す
  • 全て期限を設ける
  • 「今この瞬間」に集中できるようにする
  • 自分が集中して働ける環境に責任を持つ
アイデアはふとした瞬間に突然降りてくるものです。・・・そうした「ふとした瞬間」を意図的に起こすために、刺激となる材料を大量に用意します。雑多な情報を一度に並べ、色々組み合わせてみて、ハッと思いつく。みんなが自由に思いつきを口にしていくと、その言葉が刺激となって、アイデアはどんどん膨らんでいきます。閃きの連鎖が起きるからです。(pp.76-77)

アイデア創出のツールとして、「クルーカード」が紹介されています。様々な素材をカードにして、まさしくconnecting the dots のdotsとするということでしょうか。

何百枚もクルーカードを用意するのは、カオスを創り出すためです。・・・人は混乱するときに脳波が活性化し、深層心理や無意識にある情報にアクセスできるそうです。こうしてカオスを生み出すことで、無意識を活性化させ、新たなアイデアを生み出そうとしているわけです。(p.81)
第2章 まとめ(p.102)

  • 論理や分析よりも「ひらめき」を活かす
  • クルーカード(ひらめきの原点)を持ち寄って、みんなで考える
  • 企画会議はプレゼンをやめて、みんなで考える場にする
  • 別の部署や異分野の人の発送を借りよう
10倍を達成するために、まずやらなくてはいけないのは、自分の前提や固定観念を破ることです。違うルール、違うやり方を考えるしかないのです。今と同じことをやり続けている限り、どんなにがんばっても2倍いけばいい方だと思います。(p.108)
10Xで成功する人が意識していることについて挙げておきます。グーグルなら新入社員から期待される内容でもあります。(pp.125-131)

  1. 先を予見する
    ・チャンスと脅威を予見する
    ・サイクル、トレンド、パターンを探す
    ・短期・中期・長期で考える
  2. 相手の立場になる
  3. 見解を明らかにする
  4. 空気を読んで空気を壊す
  5. 自分から責任を負う
  6. 参加する
  7. ハートに耳を傾ける
  8. 常識を破る
  9. 前向きに失敗する
  10. 問い掛けを続ける
  11. 視点を変える
    ・全体をズームアウト
    ・細部にズームイン
    ・裏面
    ・未来からの視点
    ・顧客からの視点
    ・ライバルの視点
    ・普通でない視点(普通は?深いのは?おかしいのは?)
第3章 まとめ(p.132)

  • 10倍の成果を出せるように考える
  • そのためには、ルールを破ること
  • 次のステップに進むためには、「自分の仕事」をなくすことも必要
  • オーナーのように考える
僕は、原則としてメンバー一人につき、1週間に1時間ずつ時間をとってミーティングをしていました。それだけの時間でも、うまく対話をすれば、その中で解決できることはたくさんあるものです。・・・1週間に1回、時間をとるだけで、大抵の問題は解決できますから、突発的な問題も起きにくくなり、そのフォローに時間を捉えることもあまりありませんでした。・・・メンバーと信頼関係ができると、チームの誰が誰をどう思っているといったことまで話してくれるので、メンバー同士の関係構築も手伝えるし、チームミーティングでその人がうまく立ち回れるように導くこともできます。(pp.139-141)
僕は個人的に「How to use me」、つまり「ビョートルの使い方」というファイルを共有ドキュメントに入れておきました。そこに、たとえば、

  • 自分で決められることは自分で決めておいてください
  • 問題ではなくて解決策をもってきてください
  • 解決できない場合は、何が必要なのか、何をしてほしいのかを伝えて下さい(たとえば、アドバイスが欲しいとか、決定が欲しいとか、社内政治的なところで動いてほしいとか)

自分のスタイルを押しつけると、押しつけられた方は引いてしまいますが、「ピョートルの使い方」という形で文書化することで、意識してもらっていたのです。(pp.143-144)

ハーバード大学のエイミー・エドモントン教授は、問題を、「解決すべき問題」ではなく、「学ぶべき問題」として検討すると、分からない部分が見えてきて、チーム全体で知恵を絞ろうという姿勢をつくりやすくなると話しています。これもメンバーの見方を広げるに当たり、大事なことだと思います。(pp.154-155)

 

第4章 まとめ(p.176)

  • 「プロトタイプ」でやりとりすれば、仕事は速く回る
  • 不要な会議は定例のものでもやめる
  • 部下との打ち合わせは週1回でいい
  • 仕事外でも付き合える関係は、仕事の効率をよくする
  • 「新しい人」「変化する人」「レベルの高い人」と優先して付き合う
第5章 まとめ(p.210)

  • 学ぶ=検索+プロ・同僚・人に聞く
  • フィードバックだけでなくフィードフォワードを活用しよう
  • 気軽に聞けるコミュニティをつくっておく
  • 学び続けて変わり続けていく
第6章 まとめ(p.228)

  • 時にはパソコンを閉じよう
  • 1分間の瞑想でも集中力は変わる
  • それぞれの時間で集中することを決めてやる
  • 感情を押し殺すのではなく、いつもニュートラルなところに戻す
  • 休憩も自己責任
終章 まとめ(p.255)

  • 自分の仕事をITに置き換えることを考える
  • イノベーションの側に立つか、手をこまねく側に立つか
  • 細かな技術はわからんくても、波には乗れる
  • 「昨日と同じ」では、仕事をしたことにならない

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