世界で一番やさしい会議の教科書

世界で一番やさしい会議の教科書

(著者:榊巻亮)

★読書前のaffirmation!
[目的]  会議への臨み方・・・・再確認!
[質問]  会議時間短縮かつ内容は濃密、そんなテクを学びたい!

「3万時間」・・・あなたが一生涯で会議に費やす時間だ。この途方もない時間、想像してみたことはあるだろうか?一日十時間活動できるとして、約8年分になる。大事なことなのでもう一度言う。“貴重な人生の時間を、八年分も会議に捧げる”ことになる。(P.3)

という唖然としてしまう事実の提示からスタートします。結論から言うと、非常に分かりやすく、学び・気づきも多い書物でお勧めできます。

内容としては、表紙からも想像がつくかと思いますが、新人の女性社員を主人公とした物語形式で進むというお決まりのパターンではありますが・・・・内容がしっかりしているので、嫌味もなく上手に構成されています。

<ファシリテーションのテクニック>
1.「決まったこと」「やるべきこと」を確認する
→参加者全員の認識を合わさられる
→決まったこと、やるべきことが抜け漏れなく確認できる
→やるべきことの、担当者、期限が明確になる2.会議の終了条件を確認する
●どういう状態になったら会議終了!と言えるのか
●誰もがイメージできる状態を考える
→全員で一丸となって、修了状態を目指せる3.議題ごとの時間配分を確認する
●時間内に収まりそうなのかを確認する
●途中で残り移管を宣言する
→時間内に収まる意識を最大化する     (P.84)

「父のノート」として、ポイントがまとめられます。こういったまとめをしっかり書いたページがついているところはさすがです。同じ内容だとしても、これがあるのとないのとで、価値は倍以上変わります。

4.書く(スクライブする)
会議中に書く3つのこと
●意見:発言をそのまま書く
●論点:質問を議題を「問」として明記する
●決定事項:決まったことを「結」として明記する
(終了条件、時間配分、結論、やるべきこと)
→議論が”見える”ようになる
→見えるだけで劇的に議論が楽になる  (P.112)

ホワイトボード・・・・字の書き方から丁寧に書かれています。また、議論の拡大(Divergence)収束(Convergence)についてバージェンスモデルが書かれています。詳しくは、wikiのページになりますが、リンクしてみてください。こちらをご参照ください。

スクライブのコツには下記のことがまとめられています。
①字はゴシック調で書く
②はっきり、丁寧に書く
③行間は空ける。文字間隔は詰まっててもOK。
④角形のペンを使う。(ゴシック調に適するため)

スクライブのスピードを上げるコツ
①記号ではしょる
②カタカナではしょる
③略語ではしょる
④アルファベットで横文字をはしょる
⑤キーワードだけ拾って、冗長な言い回しや語尾をはしょる

「課題解決の5つの階層」・・・これがズレていると議論がかみ合わなくなる。
下からあわせていく。(P.212)
⑤効果:どの施策が効果が大きいのか?
④施策:どんな解決策があるのか?
③原因:なぜそれが発生するのか?
②問題:具体的にどう困るのか?
①事象:何が起こっているのか?

また、黙っている人のケアも大切。黙っている人の5分類は下記の通り。
a. 議論についていけてない
b. 何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない
c. 何か言いたいことがあるが遠慮している
d. 他の人の意見と同じなのでわざわざ話さなくてもいい
e. 議論に興味がない

これらのポイントをまとめると気を付けるところは下記のようになる。
①事前に修了状態とプロセスを設計する
②発散 – 収束のプロセスを踏む
③集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける
④課題解決の5階層を意識する
⑤話していない人に振る
⑥質問、意見、懸念が明らかになるように言いきらせる

会議事前準備(Prep:Preparation[準備]) (P.235-245)
→準備が完了したと言えるのは4つのPが揃った状態
①Purpose:目的
②Process:進め方
③People:参加者
④Property:装備

読み終えた感想としては、最近よくあるタイプの女子社員と先輩との二人にアドバイザー(今回は女子社員の父)という設定で、企業の問題に果敢に挑戦していくというビジネス小説です。ホントにあまりにも予定調和の起承転結でしたが、そこに会議進め方のエッセンスがうまくはめられていて非常に読みやすく、また自然な感じで書かれておりました。

共著ですが榊巻さんのこちらも早速ゲットしましたが、これまた期待にそぐわぬ内容っぽく、後日レビューします。

業務改革の教科書―成功率9割のプロが教える全ノウハウ

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