これは凄い!アウトルックのカスタマイズ


10月1日から転職したのですが、会社のグループウェアがOUTLOOKでした。

これが非常に使いにくい・・・おそらくそんなことはないのですが。慣れって怖いですよね。前々職のときに、OUTLOOKからGSuite(GMAIL)に変わって長いことGMAILでした。

そして、前職ではDesknet’s Neo(メーラーはDenbun)というツルでした。

いろいろとこういったインフラに慣れていくのも結構大変なんですよね。ということで、アウトルックの便利機能を学び直しです。

取り急ぎ、図書館でこの2冊をゲットできました。

特にこちらが秀逸でした!

まずはこちらから・・・32のテクニックとは・・・。

アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「平均500時間/年間」をアウトルックだけに費やしています。(p.2)
アウトルックでは10個のショートカットキーを習得すれば、9割以上の操作をキーボードだけで進めることが可能です。(p.13)

●アウトルックのカスタマイズ

  1. 予定表をメールと同じ画面に出す
    :表示→レイアウト→ToDoバー→予定表
  2. 新しい予定の入力
    ①予定情報の入ったメールを受信トレーで選択してコピー
    ②予定表の時間枠を設定して、ペーストすると本文に内容が入っている。
    ③それを見ながら必要な分を件名に設定
  3. メールの閲覧ウィンドウを非表示にする
    :表示→レイアウト→閲覧ウィンドウ→オフ
    :「Enter」開く、「Esc」閉じる
  4. リボンを閉じる
    :「Ctrl」+「F1」

 

●作業が効率化するTIPS

  1. メールの添付を先にする
    :添付忘れがなくなる
    :添付したいファイルをコピーして受信トレイの任意の位置で貼り付けると新規メールが立ち上がる
  2. 受信トレイには未処理のメールだけ残す
  3. 整理をしないでアーカイブを使うのが一番速い
    →アーカイブフォルダの作成
    →メール移動の専用ショートカットキーの作成
    ※ここは自分の押しやすいキーがいいでしょう。
    この本では、「Ctrl」+「Shift」+「1」とありますが、
    押しにくいので・・・。
    →検索条件をパワーアップさせる
    ・検査ツール→検索タブ→絞り込みグループ→詳細
    件名・差出人・宛先・添付ファイルを追加
  4. 「1分後送信ルール」で送信ミスを減らす
    →「仕訳ルールと通知の管理」
    ・送信メッセージにルールを適用
    ・配信時間を設定する
    ・例外に「△△△」などにしておくと即発信
    タイトルの最終につける等で設定
  5. メールを自動で閉じる設定
    →オプション→「メール」
    →「返信/転送時に元のメッセージのウィンドウを閉じる」
  6. よく使うスケジュールのグループ
    →「Ctrl」+「Shift」+「Q」
    ・宛先の欄に頻繁にスケジュール確認をするメンバーを入力
    ・件名を設定して、F12で保存
    ・ファイル形式「Outlookテンプレート」
    ・分かりやすい名前を設定して保存(デスクトップが適切)

 

●ショートカットキー

  1. 「Ctrl」+「R」:返信
  2. 「Ctrl」+「Shift」+「R」:全員へ返信
  3. 「Tab」、「Tab」+「Shift」:下へ移動、上へ移動
  4. 「Esc」:閉じる/止める/クリア
  5. 「Ctrl」+「F」:転送
  6. 「Ctrl」+「<」or「>」:次 or 前のメールへ
  7. 「Ctrl」+「N」:新しいアイテムの起動
  8. 「Ctrl」+「Enter」:メールの送信
  9. 「F9」:送受信
  10. 「Ctrl」+「E」:メールの検索
  11. 「Ctrl」+「Shift」+「<」or「>」:文字のフォント小さく、大きく
  12. 「Ctrl」+「1」、「Ctrl」+「2」:メール画面⇔予定表画面
  13. 「Ctrl」+「Space」:標準書式に統一
  14. 「Ctrl」+「Alt」+「R]:メールの宛先に対して会議召集

書物のサブタイトルとしては32と書かれていましたが、上のように特に必要な技を24に括り直しました。想像するだけでアウトルックが使いやすくなりそうなことが分かります。

これを知ることでもの凄い効率に繋がること・・・必至です。まずは自分で実験して、いけそうなら全社に広げたいと思っています。

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