会社では教えてもらえない ムダゼロ・ミスゼロの人の伝え方のキホン


会社では教えてもらえない ムダゼロ・ミスゼロの人の伝え方のキホン 【会社では教えてもらえないシリーズ】

著者:山口 拓朗 … 

 【会社では教えてもらえないシリーズ】というのがあるようで、本書はその中の1冊です。(Inobe.Shion)

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内容紹介

「今の話、よくわからなかったんだけど」「それで? どういうこと?」「もう一度言ってくれる?」
こう言われた経験はありませんか? 自分ではしっかり伝えたつもりなのに、伝わっていない……。実はそれ、「伝え方」のポイントを知らないだけかもしれません!
「伝え方」のコツを手に入れるだけで、仕事は驚くほどスムーズに進みます! 本書では、編集者&記者経験のある伝え方のプロが、今更誰にも聞けない、ミス、モレ、ムダのない「伝え方」のテクニックを余すことなくお伝えします。

出版社からのコメント
伝える力を手に入れると……
・上司やお客様とのやり取りでミスがなくなる!
・ムダな作業、ムダな時間から解放される!
・「行き違い」「二度手間」がゼロになる!
・仕事がスムーズに進み、目に見える成果につながる!
小さなコツを手に入れるだけで、人生は驚くほど変わります。

そして、そのコツはとっても簡単! 読んですぐに実践できるものばかりです。
たとえば……
★「思いつき」ではなく「箇条書き」で話す
★「○個あります」で見通しを示す
★「個人的には」「私見ですが」と必ず添える
★文章の見直しにこそ、最大の時間をさく
★「挨拶」や「名前」だけのメール件名は不合格
★少なくとも5秒! 相手の目をじっと見る
★最低3個。事前に質問を予想しておく ……などなど。

伝え方に資質や能力は関係ありません。いわば簡単なスキルです! 誰でも、いつでも手に入れることができます。ぜひ、本書を読んで「伝え上手」になりませんか?

 

伝え方の、やり方・コツを惜しみなく40のポイントとして紹介してくれています。

特に気になったところをピックアップしていきます。

Basics of Communication 3
「自分が言いたいこと」より「相手が知りたいこと」伝え方がうまい人は「相手視点」で話をします。
①相手が知りたいことを話す
②相手が理解しやすい順番で話す
③相手が理解しやすい言葉・表現を使う
④相手が興味をもつように話す
Basics of Communication 4
伝わったかどうかは、「相手の反応」がすべて相手の反応に何か違和感を覚えたときは、「伝わりましたか?」「何かご不明点はありますか?」「○○の部分はご理解いただけましたか?」と、言葉で確認するのが鉄則です。・・・相手を置き去りにしないためにも、相手の反応をよく観察する必要があります。・・・話が伝わったかどうか、内容を理解したかどうかの答えは、いつでも伝え手ではなく、相手が持っています。その答えを手に入れるためには、何はさておき、相手のサインを受け取るアンテナの感度を高めなければいけません。
Basics of Communication 7
「思いつき」ではなく「箇条書き」で話す事前に自分の覚書として「箇条書き」として書き出すと、話す内容と順番が明確になります。あとは、これらの箇条書きに肉付けしながら、順番に説明していくだけです。慣れてきたら、頭の中だけで箇条書きを済ませてもOKです。箇条書きの数は、できれば3~5個に絞るのがベストです。
Basics of Communication 8
やっぱり大事!5W3Hでヌケ・モレを防ぐ5W3Hは、伝えるときだけでなく、情報を整理する際のツールとしても有効です。たとえば、報告書や企画書を読む側に立った時に、「5W3H」で内容をチェックすると、必要な情報の抜け落ちなどに、気づきやすくなります。
Basics of Communication 11
行き違いの一番大きな原因は「曖昧さ」意識的に「数字」や「固有名詞」を使うこと。具体性が増すと、お互いの行き違いは減ります。仕事の現場で、物事を曖昧にしておくメリットはほとんどありません。それどころか、曖昧な伝え方ばかりしていると、最後に大きなしわ寄せが来て、袋小路に入ってしまうケースもあります。・・・少し疑ってかかるくらいが、ビジネスにおいては、ちょうどいい匙加減です。相手の立場に立って具体的に伝える。この配慮・心配りができる人は、いずれ仕事でも大きな成果を収める人です。
Basics of Communication 12
「たとえば」ですかさず具体例を挙げる
Basics of Communication 13
事実と意見。分けないから誤解される
Basics of Communication 14
ズバッと「ひと言」で言い切る。
だから印象に残る伝える技術として重要なのは、「大事なこと」と「大事ではないこと」を理解すること。そのうえで、いかに「大事なこと」にポイントを絞って伝えるかです。・・・冗長な話の欠点は、「大事ではないこと」の間に、肝心の「大事なこと」が埋もれてしまうこと。一方で、ひと言で言い切ることの利点は、「大事なこと」が際立つこと。もちろん、相手の印象と記憶にも残りやすくなります。「この話をひと言で言い切るなら?」と、日頃から考えるクセを付けましょう。すると、簡潔で分かりやすい伝え方ができるようになっていきます。
Basics of Communication 31
最低3個。
事前に質問を予想しておく大事なことは、上司からどんな質問が飛んできてもいいように、あらかじめ「質問や反論に対する答え」を準備しておくことです。「提案内容」と「質問、反論に対する答え」はセットだと覚えておきましょう。・・・先回りして質問を潰すことによって、相手は安心し、「よし、そこまで考えているなら、やってみようか」と前向きに検討してくれるかもしれません。
Basics of Communication 33
「聞いている人が笑顔で拍手」をイメージする思い浮かべたイメージは、そのまま現実もものになりやすいからです。
Basics of Communication 35
勇気を出して「どう思う?」と聞いてみる
Basics of Communication 36
実はみんなやっていない「ゴール設定」世の中のほとんどの人が、伝えるときに、相手の反応を「相手任せ」にしています。なかには、自分が伝えることしか考えていない人もいます。しかし、それでは、仕事で結果を出すことはできません。なぜなら、「相手の反応=ゴール設定」だからです。伝え手は、伝える前に、相手にしてもらいたい理想的な反応を決めなければいけません。・・・決めた反応がリアルであればあるほど、その反応通りの現実が引き寄せられます。・・・ビジネスシーンで何かを伝えるときに、「相手の反応なんてどうでもいい」という場面は存在しません。そこには必ず目的があります。その目的へ突き進む手段として、「相手の反応を決める」という方法は最強なのです。
Basics of Communication 38
印象に残らないのは圧倒的な熱量不足「情熱」と「愛」を持って伝えたら、あなたのその高いエネルギーは、必ずや「態度」や「迫力」に表れて、相手の心を揺さぶり、記憶・印象に残るでしょう。・・・あなたが心掛けるべきは、自分のエネルギーを高めること。その1点です。その高まりに比例して、あなたの言葉は伝わりやすくなるはずです。
Basics of Communication 40
「あなたらしさ」が最大の武器になる

「考え」「感情」「人間性」はあなたの魅力の源。大事なことは「あなたらしさ+伝える技術」のコンビネーションです。理想は、あなたの嘘のない言葉が、相手にスムーズに伝わるようになることです。決して、自分の思いとは違うことを、きれいな枠にはめて、きれいな言葉で伝えようなどと思わないでください。

以上のようないろいろなスキルが挙げられていました。いくつかはあまり気にしていなかったこともあり、参考になりました。

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