ひと言で伝えろ


ひと言で伝えろ

著者:石田 章洋 … 

伝えたいが故の空回り・・・そのあたりのメカニズムが分かりそうです。(Inobe.Shion)

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内容紹介

言いたいことを確実にわかってもらえる説明の技術

相対性とは何か? 時間の錯覚!

「せっかく話したのに説明がわかってもらえない」
「上司や同僚に『何が言いたいの?』と聞き返される」
「自分でも言いたいことがうまくまとまらない」

あなたに、こんな経験はありませんか?
なぜ、こうなるのか、原因は2つあります。
それは、あなたの話が、「長くて」「わかりにくい」からです。

つまり、上手に伝えるときのポイントは2つ、
「短くすること」そして「わかりやすくすること」です。

「あれも言いたい」「これも大事だ」とポイントを詰め込むと、
ビジネスの場ではかえってわかりにくくなります。
大きくわけて、これからは次の3点を意識しましょう。

1、 結論→理由→データの順で説明する
2、 簡単で明瞭な表現しか使わない
3、 感情論など余計な要素ははぶく

これらの技術が、本書を読むことで身につきます。
また「メールで説明することが多い」現実も考えて、
論理的なメールを短く書けるコツもお教えします!

著者は「世界ふしぎ発見! 」をはじめ、長年テレビ業界にて、
「短く」「わかりやすく」を徹底してきたベテランの放送作家・石田章洋さん。

歴史や地理、政治や経済など、本来は難しいジャンルの情報を、
どうお茶の間に楽しくお届けし続けてきたのか、
著者秘伝の「伝え方」を伝授します。

「短く、わかりやすく」説明することを徹底的に意識したので、
「きみの説明はわかりやすい」と言われる日も、そう遠くありません!
出版社からのコメント
「わかりやすい」と言われる人は、ひと言で説明を終わらせています。仕事がスムーズに進む秘訣は「伝える技術」にあるのです!

説明不足ではなく、伝わらないのはむしろ「説明過多」が原因です。あれもこれもと、いろんな要素を詰め込んでしまうために理解されないケースの方が、現実には圧倒的に多いのです。(p.22)
ビジネスの場では、とにかく短い説明を心がけてください。とくに、説明する相手が上司やリーダーの立場にある人であれば、なおさらです。上司やリーダーや、多忙なうえに決断を下す人です。そうした人に向かって、延々と要領を得ない説明をしてしまうと、彼らの貴重な時間を奪い、判断を鈍らせることにもなります。(p.27)
人間は、新しく見聞きしたことが「自分の告にある要素や構造と合致するかどうか」で「わかる」「わからない」を瞬時に判断しているということです。ですから、自分の知っているパターンに当てはまったときには「わかる」となり、あてはまらないと「わからない」となるのです。(p.35)

この説明は非常にわかりやすいです。専門用語なんてこれのいい例になるのではないでしょうか。

「わかる」とは、「自分の持っている知識によって、ある要素や構造を解釈すること」と言えるかもしれません。(p.37)
まずは「わかった気になってもらう」ことから始めましょう。そのうえで、対話やフォローを重ねながら、理解を深めてもらう。そう考えれば、一気にすべて理解してもらおうとして、あれもこれも詰め込んだ長い説明にはなりません。(p.41)
長い説明はあまりにも要素が多すぎて、構造が複雑化しているため、相手が自分の頭の中の記憶と合致させにくく、理解しにくくなっているということになります。一方、短い説明は、要素が絞り込まれていて、構造も極めてシンプルです。だから相手の知っているパターンに当てはまりやすい。つまり理解してもらいやすいのです。まずは、だいたいの構造を理解してもらう。そうしてから、詳細は説明や例外などをしっかりフォローするだけで、伝わり方が大きく違ってきます。(p.42)
「簡にして要の説明ができないのは、充分に理解できていないからだ」これはアルベルト・アインシュタインの言葉です。彼の言葉通り、説明をするあなた自身が説明する事柄をしっかり理解していないと、短くてわかりやすい説明はできません。しっかりと理解しているからこそ、伝えたい内容の肝となる点を、簡潔に説明することができるのです。(p.64)
相手に興味を持たせるコツは、説明の始め方です。テレビの世界では「つかみ」などと表現しますが、説明の最初で相手の興味や関心を喚起させることができれば、あなたの説明が長めだったとしても、聞いているほうは長いとは思わないのです。つかみの代表的な例は3パターンです。(p.68)

①「自分に関係があることだ」と思わせる
②不安を喚起させる
③相手の頭に「?」を浮かべさせる

テーマとは、要するに「何について話すか」を告げること。まずはそれを短い一言で伝えておけば、相手はある程度のパターンを頭に浮かべるので、説明の内容が伝わりやすくなります。(p.75)
ビジネスシーンでは、これから話すことが「報告」なのか、「相談」なのか、「提案」なのか、テーマの中に「ジャンル」を必ず入れてください。最初に話すことのジャンルを伝えておけば、聞き手も範囲を縛って、頭の引き出しを開け、パターンに当てはまる準備をしてくれます。だからこそ、テーマ振りに続く、本題がすっと頭に入りやすくなるのです。(pp.75-76)
相手からの問いに応える場合や、説明を求められた場合は、すでにテーマが共有されていますので、当然ながら改めてテーマ振りする必要はありません。テーマが共有されている場合は、結論から説明を始めるのが、わかりやすい説明の鉄則です。結論を最初に言えば、あとはその理由や具体例、データなどを添えるだけなので、自然と論理的で短くてわかりやすい話にまとまります。(p.79)
「起承転結」の型に代表されるように、日本人は最後に結論を持ってくる文化の中で過ごしてきました。ですから「結論から話す」ことに意識していないと、どうしても結論が後回しになってしまいます。そもそも、人間の集中力は、徐々に落ちていくもの。最初に結論、つまり最も重要度の高いことを伝えたほうが合理的です。結論のお手本は、新聞の見出しです。見出しは重要な結論をズバリ言い切ったものです。ですから時間がないときでも、見出しに目を通すだけで、その朝のニュースのラインナップが、だいたいわかります。何かを説明するときは、「これを新聞の見出しにしてみるとどうなるだろう」などと考えてから話してみるといいでしょう。(pp.86-87)
また結論から説明を始めるコツは、「結論から言いますと・・・」で話し始めることです。まずはそれを意識して説明をするようにしてみましょう。ただし、毎回「結論から言いますと」で始めると、かえってくどくなってしまいます。ですから慣れてきたら、説明を始める前に心の中で、「結論からいうと・・・」とつぶやいてから声を出すようにしましょう。(p.87)
たとえ話には「難しいことをわかりやすく説明できる」効果があるだけではりません。伝えたいことの「本質」を、分かりやすく伝える効果もあります。・・・「XXの本質とは何か」、「XXと同じようなもので身近にあるものは何か」と発想を広げ、最適な言葉をあてはめます。要するに、伝えたことの本質を見極め、それと同じ本質を持つもの、あるいはよく似た本質を持つ別の例を探し出して、言葉を組み立てればいいのです。(p.97)
「物事が理屈にかなっている」説明とは、内容に矛盾するところがなく、整合性があり、しかも一貫性があって、論理の破綻がないこと。ひと言でまとめると「論理的である」ということでしょう。論理的な説明は、ストレスを与えないため、理解されやすく、すっと相手の頭に入っていきます。(p.112)

短くわかりやすい論理的な説明ができる3つの型(pp.114-)

PRD法 Point=結論、Reason=理由、Detail=詳細(具体例、根拠、データ、因果関係、実体験)
クイズ法 クイズ法とは、「問題」→「解答」→「フォロー」の流れで説明すること。相手がさほど、こちらの話に興味や問題意識を持っていない場合でも、共に考えさせることで関心を持たせることができます。
スリーポイント法 スリーポイント法は別名「ホールパート法」と呼ばれる定番中の定番と言える型で、結論や全体像(Whole)を話の最初に提示し、それについての詳細(Part)を説明する方法です。

 

短い説明に、多くの情報をぎゅっと詰めた概念化された説明は「本来の目的に従い、情報を整理して、抽象化したうえで統合する」ことででき上がります。具体的なステップでいうと、次のような流れになります。

①情報を集める
②本来の目的に従って情報を整理する
③情報を分析する
④分析した情報を抽象化して統合する
⑤統合した要素で説明する

これが短くても多くの情報を詰めた、概念化された説明のつくり方です。(pp.140-141)

一見、わからないものでも、必ず「なぜ・何のため」は存在します。何を見聞きしても「なぜ・何のため」を考えてみることにしましょう。そうすることで概念化能力が鍛えられます。具体的な方法として、最も概念化能力が鍛えられるのは、自分がいつも読んでいるジャンルとは異なる分野の本を読むことです。それだけで視野が広がり、知識や語彙も増えます。幅広い知識があれば、さまざまなパターンの組み合わせが可能になります。また語彙が増えれば、本質を具体的な言葉にするときにも役立ちます。何より、いろんなジャンルの本を多読すれば、世の中にはさまざまなものの見方があることに気づかされます。視点を変えて、いろんな角度から物事を見れば、本質にも迫りやすくなります。(pp.195-196)

ほとんど知っていることと言えばそうですが、改めてできている、できていないと気づかされるものです。

こういうチェックは随時しておかないといけません。

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