佐藤可士和の打ち合わせ


「打合せ」は“知”と“知”の結集により、それまで見えなかった新たな“知”を生むもの。ということを改めて気づかされました。この本を読んだのは、2015年3月18日という記録がありましたが、当時は前職でマーケティング部のマネージャをしておりましたが、ここにあるようなポイントを守りながら打ち合わせができていたかというと、なかなかそこまでは行けてなかったように思います。

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以下、当時抜き出したポイント一覧です。

RULE 1  打ち合わせの心構え
打ち合わせは「本音の真剣勝負」で臨め
001 自由に考え、議論する場はすべて「打合せ」
002 打ち合わせは、仕事中の中でも重要なコミュニケーションの場
003 「一緒に作り上げていく」という意識を持つ
004 打ち合わせはコミュニケーション能力を磨く場
005 アイデアは打ち合わせの場で生み出される
006 打ち合わせは「練習」ではなく、「真剣勝負の場」
007 事前に準備をし、打ち合わせ中は全力で話を聞き、考える
008 打ち合わせで仕事のレベルはバレる
009 不要なパソコンは持ち込まない
010 打ち合わせでは、かならずしゃべる
011 消費者、お客様は本音で動く
012 社外でも、社内でも本音で「ぶっちゃけ」る環境づくりが大切
013 間違いを繰り返すから正解に近づく
014 間違ってもいいから、どんどん口に出す
015 思考は言語化することで具体的になっていく
016 否定をするなら、かならず代案を出す
017 違う持ち場の人が、アイデアを考えてもまったくかまわない
018 いいものはいい、悪いものは悪い、と言う勇気を持つ
019 正直に意見をぶつけることで、思いを言語化するトレーニングになる
020 どんなに否定されてもへこたれない
RULE 2  打ち合わせの設計
 プロジェクトの「構造設計」をして必要な打ち合わせを洗い出せ
021 打ち合わせの目的を明確にする
022 「ゴールの日にち」を決める
023 「とりあえず打ち合わせ」は厳禁
024 プロジェクトの「構造計算」を行う
025 適切な打ち合わせの回数からゴールを逆算する
026 「あれもこれも」ではなく「まずはどれをやるのか」を決める
027 プロジェクトメンバーを一目でわかる体制図で可視化する
028 誰が何をやるのか、誰場責任を持つのか、をはっきりさせる
029 席順にも気を配る
030 「打席に立つのは誰か」をはっきりさせる
RULE 3  イメージの重要性
「イメージの徹底」が打ち合わせの準備である
031 何も考えないで、いきなり打ち合わせに来てはけない
032 イメージできないものは、行動できない
033 正解はあるものではなく、作るもの
034 「アイデア」は重い言葉である
035 まずは「イメージ」をやりとりする
036 仕事をするというのは、どんどんクライアントに近づいていくこと
037 最初の感動を大切にするためにも、準備をしすぎないことも大切
038 「わかったつもり」という罠に気をつける
039 「何のために、誰のために仕事をしているのか」改めて考えてみる
040 ぶつけられるイメージや仮設は、たくさんあった方がいい
041 イメージを固めすぎず、反論にも聞く耳を持つ
042 いいアイデアというのは、陳腐なアイデアと紙一重のところにもある
043 問いかけることで打ち合わせは活性化していく
044 問題意識があれば、質問は自然と出てくるもの
045 打ち合わせのキーマン、意思決定権者に話しかける
046 自分の意見に対して賛同してくれる人を意識する
047 特定の誰かに「パスを出す」ことで打ち合わせを組み立てていく
048 イメージをぶつけ合う中で、方向性を見出していく
049 他人のイメージを聞きながらも必死で考える
RULE 4 打ち合わせの時間管理
「ラスト5分」と「終了後5分」が打ち合わせの黄金の時間
050 緊張感を持ちながらも身体はリラックスさせる
051 10分前を「定時」と思え
052 人数分のコストがかかっていることを忘れない
053 打ち合わせの回数は少なければ少ないほどいい
054 ビシっと時間通りに終わるクセをつける
055 目的に達したら打ち合わせは早く終えた方がいい
056 次にいい打ち合わせをするための「宿題」をきちんと出す
057 何を決めたのかを共有して打ち合わせを終える
058 「今日の打ち合わせで決めるぞ」と覚悟して、臨む
059 終了15分前には、まとめ的なムードに持っていく
060 最終の5分間を、その場の打ち合わせについての確認の時間に充てる
061 言わなくてもわかるだろう、とは考えない
062 何をいつまでにやるのか、その場で確認する
063 すぐ作業に移れるよう、なるべく具体的な指示を出す
064 次回までに何をなすべきかを整理しておく
065 アジェンダをメールに打ち込んで自分宛に送る
066 打ち合わせ後も気を抜かない
067 脳が冷めないうちに、打ち合わせを振り返る
068 「自分議事録」をメールで自分に送る
069 ぼんやりとした曖昧な言葉で終わらせない
070 「これでいいですか」「これでいいですね」を繰り返す
RULE 5  打ち合わせにおける心遣い
 出すお茶にまでこだわれば、仕事はきっとうまくいく
071 参加者の意識は、決断のクオリティに大きく影響する
072 仕事の本質は、気遣いなどの細部に宿る
073 相手の立場に立てるだけの余裕を持つ
074 出席者が互いに気遣いできれば、打ち合わせレベルは上がる
075 見送りをすすときも、されるときも相手を想う
076 相手を尊重する気持ちがいい仕事につながる
077 飲み物は相手がどう思うかを意識して用意する
078 グラスやカップにも雰囲気を変える力がある
079 人数が多いときは、むしろペットボトルがいい
080 手土産を持っていくときは、相手の人数を確認しておく
081 相手が手間をかけなければいけないものは避ける
082 消費期限に気をつける
083 スマートフォンをいじるのは印象悪し
084 くどい説明や、不要な前置きに気をつける
085 人間は、見ているものや聞こえてくるものに影響されている
086 打ち合わせの目的にふさわしいファッションを意識しているか
087 自分の気持ちの切り替えのためにも服装を変える
088 お茶を出す順番、資料を渡す順番に気をつける
089 どこを向いて仕事をしているか、は行動に出る
090 打ち合わせがイメージできていれば、必要な資料は自ずとわかる
091 もし自分が打ち合わせ相手だったらどんなものが欲しいかを想像する
092 不安であれば、どんな資料が揃っていればいいか相手に聞いておく
RULE 6  ファシリテーター
 打ち合わせは「ファシリテーターの腕」で決まる
093 一つの打ち合わせの位置づけと目的をきちんと把握する
094 全体像の説明があないままに、いきなり各論から話し始めない
095 議事録担当など、役割分担をはっきり指示する
096 打ち合わせの時間内で、何をどのようにするのか、デザインする
097 発言しやすい環境づくりをする
098 意見はランダムに聞いて、ライブ感を出す
099 発言者を積極的に褒めてモチベーションを上げる
100 議論の流れをコントロールするためのコミュニケーション力を磨く
101 ファシリテーターになると「仕事」が「自分ごと」になる
102 最初から、ファシリテーションがうまくできる人などいない
103 上司は部下に、どんどんファシリテーター経験を積ませる
104 メンバーのテンションを上げるのもファシリテーターの役目
105 この仕事の「社会的な大義」を語りかける
106 ビジネスは、事情に染まってしまう危険が常に潜んでいる
107 優れた仕事人は、「事情のパワー」に屈しない人
RULE 7  ブレインストーミング
 すべての打ち合わせを「ブレインストーミング」にせよ
109 すべての打ち合わせをブレインストーミングにする
110 物事の本質をつかむために、まったく別の次元の話を振ってみる
111 「発言しない人」を入れない
112 ブレインストーミングは自分を開けっぴろげにさらす場
113 「みんなで考える」ことに参加できる人を集める
114 若い人はピント外れでもいいので、バンバン発言していく
115 年長者は若い人をノせてしゃべらせ、まとめていく
116 ファシリテーターがだいたいの方向性を示して口火を切る
117 「極論」への反発が新しいイメージを呼び込む
118 「断片」から、次の話の展開に結びつけていく
119 いきなり結論は出ない。「くだらないことを言い合う」を前提にする
120 「そんな話があるのか」という話をして、脳を刺激する
121 日々の出来事を頭で覚えようとせず、感じる習慣をつける
122 「何を感じたか」を心のひだに記憶しておく
123 「感じたことを」脳内に記憶しておく
124 感じたことをぶつけ合い、ひとつの形にしていくのが、打ち合わせ
125 世の中は人々の「感情の集積」で動いている
126 難しく考えない。もっと素朴で素直に考える
127 「その場で思ったこと」を大切にする
128 「体が温まっている状態」にして打ち合わせに臨む
129 最後はプロジェクトのリーダーが決断する
RULE 8  会食とランチミーティング
 会食は「未来を語らう場」として活用せよ
130 全員の同意を得る必要はないが、納得できる理由を述べられるようにする
131 「会食では、こんなことを話そう」と事前に決めておく
132 普段はなかなか聞けないことを聞く
133 会社の未来や、夢を語ってもらう
134 相手を理解し、リスペクトすることが大切
135 価値観を形作ったこれまでの経験を聞くと、理解を深められる
136 タイミングは、ある程度、仕事が進んだ頃の方がよい
137 会食の席では、メモも資料も出さない
138 お店や席は、状況、出席人数に合わせて慎重に選ぶ
139 相手についてインプットしておくからこそ、面白い話は出てくる
140 疑問だったこと、よくわからないことを尋ねる場にする
141 親睦を深めることで、現場レベルでの意思疎通がスムーズになる
142 ランチミーティングはブレイクの時間がなくなるのでしない
RULE 9  社内コミュニケーション
 社内の打ち合わせはなるべくやらない
143 スキマ時間は常時、密にコミュニケーションする
144 最もやってはいけないのは、任せきりにしてしまうこと
145 メンバーの進捗状況を確認しながら仕事を進める
146 リーダーはいつでもオープンでウェルカムな姿勢でいる
147 打ち合わせのために仕事を止めたら、ノリやグルーヴ感が消える
148 社内コミュニケーションは、もっとカジュアルでいい
149 内線電話を活用してスピーディに仕事を進める
150 立ち飲み屋感覚でさっと集まれる雰囲気を心がける
151 クリエイターでもビジネススキルが求められる
152 ビジネススキルは、努力すればかならずアップする
153 未完成でもオープンにしてプロセスを共有する
154 打ち合わせの効率化で、仕事に無駄がなくなる
155 生産性がどこまで上がるか、常に意識する
156 社内でのフォーマルな打ち合わせをいっそ禁止にする
157 カジュアルな雑談レベルだから、いいアイデアも生まれる
158 社内打ち合わせは、しないのが理想

打合せの前にこれを確認し、打ち合わせの後にうまくできたかを確認する・・・そういうのを繰り返しているとうまくできるようになってくるように思います。

いったんそのパターンができてしまえば、そしてそれが習慣化されていけば、クリエイティブで強い集団が作られていくように思います。

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