仕事を高速化する「時間割」の作り方


仕事を高速化する「時間割」の作り方

著者:平野友朗 … 

5つのするな!「付箋を使うな」、「ノートを使うな」、「優先順位はつけるな」、「手帳を使うな」、「メールに時間をかけるな」・・・全部やってますね。それをやめろ?って。納得できるか、読んでいきましょう。(Inobe.Shion)

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内容紹介

なぜ子どもは時間を守れるのに、大人は守れないのか?

学校に通う子どもたちは、1日にさまざまな教科を時間通りにこなします。
開始時間になったら授業に参加し、終わったら次の予定に向かう。
それを可能にしているのが「時間割」。
大人にも時間割があれば、どんどん仕事が捗ります。

残業に追われていつも「忙しい、忙しい」と口にしている人は
仕事をしているフリをしているだけではありませんか?
無理なく定時退社をするために、
大人の時間割を作ってみましょう。

手帳、ノート、付箋、優先順位付け――、全部要りません。
本書の中でできそうなことを「自分ルール」として取り入れるだけで、
あなたの明日が変わります。

プロローグ●「時間」と「お金」――どちらが大切ですか?
Chapter1●付箋を使うな
Chapter2●ノートを使うな
Chapter3●優先順位はつけるな
Chapter4●手帳を使うな
Chapter5●メールに時間をかけるな
エピローグ●0.1%の成長
内容(「BOOK」データベースより)
なぜ子どもは時間を守れるのに、大人は守れないのか?手帳、ノート、付箋、優先順位づけ、過剰品質―、全部要りません!

著者について
平野 友朗(ひらの ともあき)
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
ビジネス実践塾 主宰

筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て独立。
メディア掲載1000回以上、著書26冊のビジネスメール教育の第一人者。
メールのマナー、営業力アップ、効率化を中心に
官公庁や企業などでのコンサルティングや講演・研修は年間120回を超える。
ビジネス実践塾を主宰し、小規模事業者に
マーケティングやブランディングのノウハウを提供している。
メールマガジン『平野友朗の思考・実践メルマガ【毎日0.1%の成長】』を発行。
http://www.sc-p.jp/

著者略歴 (「BOOK著者紹介情報」より)
平野/友朗
株式会社アイ・コミュニケーション代表取締役。一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事。ビジネス実践塾主宰。筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て独立。ビジネスメール教育の第一人者。メールのマナー、営業力アップ、効率化を中心に官公庁や企業などでのコンサルティングや講演・研修は年間120回を超える。ビジネス実践塾を主宰し、小規模事業者にマーケティングやブランディングのノウハウを提供している(本データはこの書籍が刊行された当時に掲載されていたものです)

仕事のスピードを上げるポイントは4つあります。

  1. 一つのことに集中する
  2. 情報を一元管理する
  3. 繰り返しの業務の効率を突き詰める
  4. 一つ一つの作業スピードを上げる

当たり前だと思うでしょうか。でも、この4つがすべて完璧にできている人に会ったことがありません。意識しているのにできていないというよりは、ここがポイントだと気づいていないようです。時間は自分で管理できるし、むしろ自分の時間は自分でしか管理できません。自分が管理しなければ誰も管理してくれません。誰も他人の時間アh管理できないのです。(pp.13-14)

最初の一歩は、すべきことを予定通りにする。ただそれだけです。そのための方法を知り、実践すればおのずと時間は管理できるようになります。・・・常識を疑う。個々に成功の鍵があります。(p.14)

まずは「付箋を使うな」です。

ある情報がトリガーになって思考が飛ぶ。気になって頭から離れない。今していることに集中できなくなり、今やらなくてもいいことなのに、やらないと気が済まなくなる。思考が飛ぶたびに仕事の効率は悪くなります。だから、思考が飛ぶきっかけになるものは近くに置かない、やらないと決める。「気になる」という欲求に負けてしまうとしたら、自分自身の忍耐力のなさが原因です。衝動に対する耐性を身に付けるか、衝動を起こすトリガーから距離を取るしかありません。(p.38)
自分が衝動の反応をしたら「今、衝動の反応をしているな」と意識します。意識できたら「なんでこれをやっているんだろう」と原因を探ります。付箋を見て衝動の反応が起こったなら付箋を使わない。携帯電話が鳴って気になったら鞄の中にしまう。ウェブサイトの広告を見てクリックしたくなったら「後で見る」と決めてTo Doリストを見たら、「なんでこれが気になったんだろう?」と見る気がなくなることは多いものです。(p.38)

この章の結論としては、気が散るものを周りから排除せよということになるでしょう。

次は「ノートを使うな」です。

出張で地方の飲食店に行ったとき、迷ったら店員さんに決めてもらいます。「みんながよく注文するものは何ですか?」実はこれは魔法の言葉です。「店員さんのお薦めは何ですか?」と聞くと、お店が処分したいものを提案されることもあります。でも、「みんなが」と聞くことで集合知による正解を得ることができます。これで外れたことはありません。(p.94)
人は、何かを決定するごとにウィルパワー(意志力)を消費します。これは小さな決断であっても、大きな決断であっても同じこと。(p.96)
売上を左右するような重大な決断でウィルパワーを使いたいから、身の回りの小さなことでは使わない。私が靴下を一種類にしたのも、同じパソコンばかり買うのも、ここに秘密があります。決定しないことを決定したのです。(p.97)
仕事の成果は時間い比例しません。成果を左右するのはウィルパワーの使い方なのです。考える対象を減らす、手順を決める、仕組みで回す、思い出さない、不要なものは忘れる。そうした全てがウィルパワーを温存することにつながります。(p.98)

この章は、決める必要があるかないかを決める。そして、決めなくていいものは決めないように持っていくということになるでしょう。

続いては、「優先順位はつけるな」です。

ここでは、「やるか」「やらないか」を決めて、「やる」と決めたら、期限と質を考えて仕事をする。「いつまに(期限)」「どのレベルで仕上げるか(質)」だけを考える。ここに「優先順位」という概念はいれないとのこと。期限重視の考えが腹に落ちれば、優先順位にこだわらなくなるということです。

私は常々「期限がないものは仕事ではない」と言い続けています。どんな仕事であっても期限を切ることが重要です。(p.115)
「いつまでに」が明確でないと後回しにしやすくなります。「忙しいからできない」「疲れたから明日やろう」と言い訳に走ってしまい結局は何もできません。いつかやろうと思っていても、期限を切らない限りその「いつか」は永遠にやってきません。期限が設定された瞬間に、その人は「仕事」だと認識します。(pp.116-117)
「いつうか本を出す」「いつか起業する」のような抽象的な目標も避けたいところです。これだけではただの願望であり行動が約束されていません。夢をいくら書き連ねても実現できる可能性は低いでしょう。実現したければ期限を切る。・・・本当に実現したいなら、期限を切る。そこから始まります。(p.117)
デッドラインは死線。これを超えたら「殺される」というくらい、真剣に向き合わなければいけないラインです。これを超えたら命が取られる。そう思って仕事をしている人はどのくらいいるでしょうか。期限への認識が甘いがためにすべての仕事が遅れ、ヒトに迷惑をかけ、自分の評価を落としている人は少なくありません。(p.120)
デッドラインだけを見て仕事をすると初動が遅くなり疲れがたまっていくだけです。・・・それを避けるためにも、「割り込みの仕事」に対応できるように時間の余裕を持っておくべきです。・・・予定通りにいかない可能性もあることを、あらかじめ頭に入れて準備していればイライラしてストレスを感じることもありません。(p.123)
締切に追われたくなければ前倒しすればいい。そこで私が推奨しているのは「賞賛ライン」を設けて仕事をすることです。・・・相手が褒めてくれるライン、喜んでくれるライン、気持ちよく受け取ってもらえるライン。それが賞賛ラインです。自分の都合ではなく、相手からの評価を基準にラインを引く。自分が相手の立場に立ったらどう思うかを想像すると、ラインは見えてきます。(p.124)

この考え方はいいですね。私もずいぶん昔は余裕があって、期限なんかなくて、すべて賞賛ラインでやっていましたが、いつからか賞賛ラインでできるキャパをオーバーして、デッドラインに縛られるようになってしまいました。この賞賛ラインの考え方を常にもってやっていくようにしたいものです。

 

「賞賛ライン」で仕事をしていれば、予定は常に前倒しになっています。期限当日に割り込みの仕事が入っても対応できるし、他の仕事に時間を使うこともできます。自分を甘やかす癖がついている人は、賞賛ラインがデッドラインだと思って仕事をしてみてください。気づけばあなたの評価はうなぎ上りです。(p.126)
期限を守らなかったとき、催促をしなかったらどうなるか。相手は「あれ?期限だと言っていたけどバッファがあったのかぁ」「期限を過ぎてしまったけれど何も言ってこないから大丈夫そうだ」と思います。こちらの善意が、都合のよい解釈を生んでしまうのです。(p.127)
催促をされたほうも、期限を超えているから催促をされた以上、反論の余地がないし納得感があります。期限を越えてすぐに催促をすると「この人は時間に細かい人だ」という印象を与えることができます。催促をしなければ「この人は時間に細かくない」という印象がつきます。(p.128)
何度言っても期限を守ってくれない人がいるなら、期限を越える前に状況を確認するようにしましょう。相手を疑うのではなく、あくまでも進捗確認です。・・・社内に限らず、外部の方でも同様です。スケジュールが管理が苦手だと期限を完全に忘れていることもあります。期限を越えて自分が困らないためにも、周りに期限を守ってもらえるようなコミュニケーションを取っていきましょう。(pp.129-130)
仕事ではない時間は、しっかりリラックスする。仕事モードのままだとリラックスできないので、いつからいつまで仕事をする、いつからいつまでリラックスするときい馬手スイッチを切り替えるようにしています。そのほうが結果的に効率はよく、仕事の生産性も高まり、プライベートな時間も充実し、何よりストレスがなくて楽なのです。そのために時間を強く意識しています。(p.134)

この「優先順位」のところのメインテーマは「期限」でした。「やる」/「やらない」が決められたあとは、優先順位ではなく、期限を基準に消化していけということで、納得感がありました。そもそも「やらなくてもいい」なら、優先順位なんか考えなくていいんですよね。

 

つぎは「手帳を使うな」です。ここは、クラウドで一元管理しろということになります。そしてどんどん自分にアポを入れていきながら、こなしていくと。予定時間は1.2~1.4倍とあり、これはある意味味噌ですね。ついつい無理してしまいがちです。

それとそのほかのポイントして、

  • 繰り返し業務は効率化
  • 隙間時間にすることを決めておく
  • 1日30%は空けておく
  • 毎朝5分で時間割のチェックを完成

などが書かれており、このあたりができてくるとどんどんスムーズに進んでいくでしょう。私ももっとgoogleカレンダーを活用することで、このあたりを極めていきたいものです。

そして、最後は「メールに時間をかけるな」です。私もついついメールは時間がかかってしまっています。ここはそれほど目新しいことは書かれていませんが、再確認はできました。メールに賭けている時間は意識して、短縮化するようにもっていかないといけませんね。ついついメールの処理も仕事をしているつもりになってしまいますが、サクサクと裁かないといけないんですよね。

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